前回は、賃貸管理の現状と解決策としてのBPO（ビジネス・プロセス・アウトソーシング）について伺いました。
今回は、管理会社におけるBPOの活用と、Webで受発注業務を管理する重要性についてです。
前回記事はこちらよりご覧ください。
目次
賃貸管理業務のアウトソーシングサービス「らくっとくん」を必要とする会社とは
宇都宮：
第1回では、管理業務の課題と解決策としてシステム化や業務プロセスごとアウトソーシングするBPOの活用についてお伺いしました。
実際に、我々が提供する賃貸管理業務のアウトソーシングサービス「らくっとくん」を必要とする会社とはどのような会社だと思いますか？
深澤：
管理会社は日常業務として、定期清掃や原状回復、エレベーター点検や法定点検など、建物管理に関わるあらゆる業務を行っています。
大きい管理会社であれば、ある程度は下請けの業者が決まっていて業務が回っています。
一方で、管理戸数の少ない中小規模の管理会社は、業者のてあてが充分ではなく、業務がうまく回らないといったことが多くあります。
とくに、収益物件の売買が活発になってきている中で、売買仲介から管理戸数を伸ばしている不動産業者や小規模の管理会社にとって、下請け業者のてあてはすごく大変だと思います。
そういった会社には「らくっとくん」のサービスがぴったり当てはまると思います。
宇都宮：
賃貸管理業務のアウトソーシング活用について、さらに具体的なニーズについて教えてください。
深澤：
収益物件、特に賃貸アパートやマンションの売買を行うということは、売主から買主に売ってお終いというわけにはいきません。
むしろ収益物件ですから、売った後の賃貸管理のクォリティが非常に重要であり、買っていただいた収益物件の価値を最大化するという意味で、積極的に賃貸管理のノウハウもセットでアピールする必要があります。
とはいえ、今まで売買を中心にビジネスを行っていた不動産業者からすると、賃貸管理の業務は煩雑で面倒なことも多く、かといって管理戸数がそれなりの数にならなければ、管理部門を作ったり専門の人間をそこで雇ったりは難しい。
なので、とりあえずは売買営業の片手間で賃貸管理の仕事をすることになるわけですが、そうなると入居者対応や空室対策などに追われ、物件の価値を最大化するどころか新規の売買仲介営業も疎かになるなど業務効率が非常に悪くなりますね。
また、管理システムなどを導入すれば解決するかというとそうでもなく、やはり担当するべき人が介在して、入居者のクレーム対応やオーナーへの報告や説明など、常にきめ細かくやっていないと、炎上したらさらに面倒なことになります。
管理戸数が伸びて賃貸管理の収益化がうまくいけば、専門の社員を雇って管理部門を作ったりできますが、そこにいくまでのプロセスが実はすごく大変なんです。
宇都宮：
ある程度の管理個数がないと既存の24時間コールセンターや駆けつけサービスなどアウトソーシングを導入したくてもコストが合わないですよね
深澤：
そうなんです。「らくっとくん」は、そんな不動産業者、管理会社が抱える煩雑で面倒な業務である、入居者の近隣クレームや設備トラブルの対応、解約、更新などの受付から退去立会、原状回復工事までワンストップでアウトソーシングできるサービスです。
「らくっとくん」があれば業務効率化はもとよりプロパティマネジメントや売買仲介などコア業務に専念できますね。
宇都宮：
はい。「らくっとくん」なら1棟10戸から、1戸あたりのコストでアウトソーシングができるサービスなので管理の規模に関わらずアウトソーシングできます。
深澤：
1戸あたりのコストでアウトソーシングができるということは、従来固定費であった人件費を変動費化することができます。
管理個数に応じて変動するわけですからコスト管理が合理的になりますね。
このように管理業務の業務量や規模に応じてコストを最適化することができるサービスは、小規模管理会社の課題解決として望まれているんじゃないかなと思います。
ましてや「らくっとくん」のように電話を受けて一次対応するといった従来型のコールセンターサービスとは違い、業者手配からその先の業者そのものまでくっついているサービスなんて夢のようなサービスだと思いますよ。
というのも原状回復工事ひとつとっても、退去立会やリーシングを考慮した施工など、専門業者としてのノウハウが重要ですよね。しかしネットで検索しても一般的な個人を対象としているリフォーム業者は見つかっても、管理会社が必要としている、収益物件を専門で扱える施工業者を見つけるのって実際は結構大変なんですよね。
また、近隣クレームである騒音など、解決が一筋縄ではいかないような入居者対応も、「らくっとくん」なら元警察官による近隣トラブル支援サービス「Mamorocca(マモロッカ）」との連携により、クレーム対応のプロが現場への駆けつけも含めて対応してくれるので、入居者対応に煩わされることなくコア業務に集中できるという意味では安心ですね。
宇都宮：
「らくっとくん」は、管理戸数が伸びている中小規模の管理会社にとって「待ってました！」というサービスですね。
深澤：
そういうアウトソーシングサービスがあれば、今の管理会社が抱える人や業者の問題はクリアになりますよね。
もちろん、どんどん管理戸数が伸びていった結果、社内に業務を戻したければ、アウトソーシングはいつでも辞められるわけです。
管理担当者を社員として雇った場合、方針を変えて管理をアウトソーシングに切り替えたり縮小するからといって簡単にクビにすることはできません。
特に”これから”という会社は、管理個数が増えてくることで経営課題はどんどん変化していきます。
そういった変化に柔軟に対応する上でも、1戸あたりのコストでアウトソーシングできるモデルはすごく刺さるのではないでしょうか。
Webで受発注業務を管理することが重要に
宇都宮：
らくっとくんが実現する管理業務の未来について、考えを聞かせてください。
深澤：
もともと私が、長らく賃貸管理に携わりながら目指していたのは、建物管理に関する業務の受発注をWEBに集約し一元管理することでした。
管理会社でよくあるのが、担当者ごとに業者とのやり取りやオーナーの承諾などをメールやFAX、電話でおこなっていて、全体の受発注を管理することが難しく、ましてや進捗管理となると担当者任せになっていることがほとんどです。
受発注を一元管理できるということは、進捗管理を一元化できるということにつながり、マネジメントが容易になります。
例えば、たくさんの担当者と業者がいて担当者に業務が属人化している場合、普通はマネージャーが毎朝朝礼をして、「今どうなっている？」「大丈夫か？」とその進捗を確認する必要があります。
1人のマネージャーが5人を見ているとすると、その5人が仮に20の発注を行えばマネージャーは100の進捗を確認しなければなりませんが物理的に難しいですね。
5人それぞれがネットショップで受発注を行うことで、マネージャーが一元的に進捗を見れたらすごく便利じゃないですか？
ましてや進捗管理のダッシュボードがリアルタイムでスマホで確認できれば、わざわざ進捗確認会議など必要なくなります。
将来的には管理会社の経営者はもとより、オーナーとも共有することで賃貸管理のバリューアップにも繋がります。
宇都宮：
「らくっとくん」は、この受発注のWeb化とコールセンター、クレームの24時間対応をセットにして、1戸あたりをコスト化するパッケージモデルとして提供できるだけではなく、同時に進捗管理のダッシュボードを管理会社、オーナーに提供することが可能です。考えておられた世界観が実現できそうですね。
深澤：
もちろん、業務をアウトソーシングできるからといって、管理会社としてオーナー承諾を含めて業務の意思決定をする必要はあるので、マネジメントができる人材は必要です。
しかし、社内の電話が鳴らずに外部で業務を回しながらも、ダッシュボードを通じて業務の進捗管理やWEBによる完了報告など、業務プロセスごとアウトソーシングできるのであれば、管理業務全体に関わる人員は最小限に抑えることができます。
そうなると、管理戸数が増えて業務が忙しくなるからといって、定型業務のために、都度人材を雇用する必要はなくなりますよね。
採用を抑制することができれば、採用コストもさることながら、育成や人事評価など管理コストなどの人件費を大幅に削減できます。
何度も繰り返しになりますが、原状回復工事や設備の不具合などの専門業者の領域はもとより、前段階である入居者クレーム対応や、解約受付から退去立会など、従来管理会社の社員が対応していた日常的な業務全体を、WEBサービスを通じてシステマチックにアウトソーシングできる「らくっとくん」を導入することで、管理会社のDXが一気に加速するのではないでしょうか。
らくっとくんの機能・ポイントを紹介
- 建物維持保全
約120種別共用部のメンテンナス、専有部、大規模修繕これらをBMクラウドネットショップを通じて業者の手配、受発注の管理をクラウド上で完結
- 入居者対応
24時間コールセンターとBMプライム緊急駆付けのアプリ
コールセンターだけ、オーナーアプリだけ、など単一のサービスはたくさんありますが、
らくっとくんは全てを一元的にクラウドで完結することができます。
【先着10社】らくっとくんのモニター募集を開始
＜2つのポイント＞
➀390円/戸
管理のDXを進めていく中で、コストを抑制しつつ管理戸数を増やすことができる。
不動産会社様の手数料は15%相当で85%が粗利に（※）
※初期条件：賃料5.8万円管理手数料5％2900円、らくっとくん1戸390円。
営業利益率は業界団体資料をもとに試算
※上記試算100万円アップは戸数300の年間ベース
②1棟10戸からご利用可能
らくっとくんは1棟戸数10戸からご利用可能です。
500戸ある管理物件のうち10戸からまずはお試しいただくことも可能です。
入り口の障壁を低くして、この機会にらくっとくんの提供するサービスの価値を感じていただきたいと思っています。
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