不動産ネットショップで管理会社の建物メンテナンス業務を効率化 協力会社との取引も一元管理
賃貸住宅の清掃、法定点検、原状回復、修繕工事など、建物メンテナンスに関わる業務の見積・発注、ワークフロー管理、報告管理、請求・会計連動をクラウド上で一本化できるのが、「BMクラウド ネットショップ」です。
協力会社との発注、請求、作業報告の受け取り、あるいは、建物ごとのメンテナンス履歴や家主への報告書作成をシステムの中で行うことができます。賃貸管理会社のBM業務が効率化されることに加え、履歴がすべてデータで残るため、家主への修繕・リフォーム提案など、空室対策営業力が大きく向上します。
発注内容、取引プロセス、業務報告 複数にまたがる取引先の施工情報が１カ所に
「BMクラウド ネットショップ」は、サービス名の通り、インターネットで買い物をするように、協力会社との契約、業務管理、請求管理を行うことを目指して作られている、不動産ネットショップです。利用にあたり、賃貸管理会社は取引相手である協力会社の情報を登録します。以降は、自社のために存在するBtoBのECサイトとして、協力会社に工事やメンテナンス業務を発注・管理できるようになります。
発注した業務の内容や、報告・請求履歴はすべてデータとして蓄積されます。同時に、家主から受注した契約 金額も残るため、案件ごとに利益率を確認できます。
賃貸管理会社の取引相手は小規模事業者や個人事業主が多く、発注項目や請求金額をすべて管理するのは困難ですが、「BMクラウド ネットショップ」を使えば適正な利益率を確保して、受発注できます。
家主向けの定期報告書も自動作成
管理する建物の情報も、簡単に取り込めます。建物ごとに過去のメンテナンス履歴や先々の施工予定を確認することができ、施工の当日に、現場担当者から届く作業報告もリアルタイムに反映されます。この時、現場担当者は「BMクラウド ワークアプリ」を使って、写真の撮影や簡単な項目を入力するだけです。
一方、管理会社が使うシステムからは、作業報告書に自動変換されたものを取り出すことができます。賃貸住宅管理業法20条で義務付けられた家主向けの定期報告書も自動作成できます。
初期費用や月額費用なし、現場担当者向けのワークアプリも無料
「BMクラウド ネットショップ」は、「google chrome」や「safari」のようなインターネットブラウザで操作できます。導入のためにソフトを購入したり、初期費用や月額料金を支払う必要はなく、無料で使い始めることができます。発注先となる協力会社の使い勝手について、現場ワーカーから常にフィードバックを受けて更新されているのも強みです。
ネットショップ利用イメージ
【導入企業の声】 BM業務の品質を保ちつつ、家主報告までのスピード向上
都内の区分所有マンションを中心に8000戸を管理するトラストアドバイザーズ（東京都台東区）は、2016年に「BMクラウド」を導入しました。ビルマネジメント（BM）業務に携わる渡部裕介様にお話をうかがいました。
Q 導入したきっかけは？
―管理物件数の増加に伴い、業務の外部委託を始める中で、アパート10棟の清掃業務をお任せしたのが始まりです。クラウドサービスというよりも、清掃業務の外部発注先として取引を始めたというのが実態です。ただ、取引を始めた時から「BMクラウド」で業務報告を受け、作業予定を管理しています。2022年から「ネットショップ」のサービスが始まったので、建物巡回、設備点検、掲示物の貼り換えなどの軽作業をスポットで利用しています。今は60棟ほどでBM業務をお願いしています。
Q 導入のメリットは？
―弊社の社員が作業していた時と変わらない品質を保ち続けてもらっています。作業報告が即日クラウドにアップされるのは、大きなメリットです。同様のサービスは他にもありますが、数日後にメールで報告が届くことも多く、スピード感が違うと感じています。弊社が、家主様の依頼に対するスピードを重視しており、方針と合致しています。
Q クラウドで管理するメリットは？
―BM業務では、作業や点検が適正に行われたか、確認することが重要ですが、非常に手間がかかります。「BMクラウド」では、作業状況をリアルタイムで把握でき、スケジュール調整もしやすいため、効率良く管理できます。
また、過去の作業履歴を検索しやすいのもメリットです。入居者から設備や建物について問い合わせがあった場合、「BMクラウド」の検索機能を使い、過去の状況を確認します。社内サーバーでも管理していますが、クラウドならいつ、どこからでも検索できるので、ここでも管理業務のスピード向上につながっています。
システム開発と現場ワークという2つの顔を持つ不動産ソリューション会社
アセットコミュニケーションズは、システム開発を行うIT企業でありながら、家主・賃貸管理会社から約7000棟の建物メンテナンス業務を受注し、70人の施工スタッフを抱える施工会社でもあります。
ネットショップは、不動産×現場のトータルソリューションを目指し、自社で施工する案件と、協力会社に発注した案件を一元管理するために開発されました。「BMクラウド」は2015年、「ネットショップ」は2021年12月から展開しており、大手不動産会社や、地方の地場賃貸管理会社まで利用企業は約800社に及びます。
弊社代表の近藤は、コンサルティング会社で公共政策やIT戦略、事業構築支援に携わってきました。市場の広がりに注目し、アプリで賃貸経営する時代を見据え、不動産会社が家主に提供する経営資料を作成する事業で創業したのは、45歳の時です。その後しばらく、システム開発をメイン事業としていましたが、賃貸住宅の建物メンテナンス市場で業務効率化やサービスの平準化が進まないことに注目し、2014年、「BMクラウド」の開発に着手。同時に、実務担当者が使いやすいシステムとするために、自社でスタッフを抱え施工事業・現場ワークを始めました。
2023年10月施行のインボイス制度にそなえる
アセットコミュニケーションズでは、現在2023年10月に施行を控える「インボイス制度」への対応に注力しています。「法律が施行されると、売り上げ1000万円以下の免税事業者から受け取る請求に関して、仕入れ税額の控除が受けられなくなります。小規模事業者を取引先に多く抱える賃貸管理会社にとって、制度の施行は大きな課題となるでしょう。『BMクラウド ネットショップ』を通じた請求管理を行うことで、不動産会社及び小規模事業者のインボイス対応を支援します。