オーナー向けの建物巡回報告を自動作成 外注先への発注、入出金もまとめて管理
賃貸住宅管理業法の施行により、賃貸管理会社は、管理契約を交わしたオーナーに対して、当該不動産の経営状況に関する定期的な報告を行うことが、義務付けられました。求められる報告内容は主に3つです。家賃や工事代金などの入出金に関するもの、共用部をはじめとする建物状況に関するもの、入居者からの問い合わせと対応に関するものです。「AssetApps-BMクラウド」を使うと、管理会社は、これら建物管理に関わる報告書作成業務をひとつにまとめて、大幅に自動化することができます。
社内外に散らばった業務関連書類を クラウドでとりまとめる
賃貸住宅管理業法が、オーナーに報告すべき内容として求めるのは、主に「入出金明細」「建物メンテナンス状況」「入居者対応」の3点です。管理会社によっては、個々の業務を、社外の取引先に委託していることも少なくありません。社内で行う場合も、担当者が異なることがあります。その結果、報告書の作成者、報告者、保管場所が、すべて異なるという状況が生まれやすくなります。
「AssetApps-BMクラウド」は、社内外に散らばった建物管理に関わる報告書を、クラウド上でとりまとめることができます。例えば、定期的な建物の清掃・点検・補修業務、また、入退居時のハウスクリーニングや原状回復工事といった業務について、「発注」「作業報告」「請求明細」などの情報を一括管理します。同時に、欲しい情報をいつでも取り出しやすいようにデータベース化します。その際、オーナーに提出する報告書も管理会社の業務を増やさずに作成されます。
協力会社も管理会社も手間をかけず、オーナー向け報告書を作成
「AssetApps-BMクラウド」では、協力会社（清掃等）の担当者が報告書を作成する際に、複数のテンプレートから、報告すべき内容に適したものを選ぶことができます。7年前の「BMクラウド」運用当初より、オーナー向け報告を前提とし、経験ノウハウを蓄積。オーナーにそのまま提出できる書式に統一しています。そのようにして、管理会社の業務負担を増やさず報告業務に対応することを目指します。
元来、建物管理業務を受託する、清掃会社、コールセンター、工事施工会社などの外部企業にとって、業務報告する対象は賃貸管理会社の社員です。そのため、これまでの報告書は管理会社向けに作られることが大半でした。 一方で、管理会社にしてみると、発注先企業から受け取った報告書を、オーナーにそのまま渡すことはできませんでした。作業実態を知られてまずい訳ではなくても、報告書で使われる言葉がオーナーに見せるものになっていないからです。そのため、管理会社は文章をオーナー提出用に書き換えなければなりませんでした。「AssetApps-BMクラウド」で報告書を管理すれば、管理会社の手間を省くことができます。
修繕計画の提案につなぎ、新たな収益源を創出
「AssetApps-BMクラウド」を使うと、定期巡回業務を徹底するための業務管理にも役立ちます。定期報告するためには、現場から写真を送信するなどの現場巡回が不可欠です。「AssetApps-BMクラウド」は、巡回するスタッフの配置やスケジュール管理も行います。作業を滞りなく進めることができ、管理業務で得られた建物の情報を、データに蓄積していきます。
詳細な報告書を定期的に提出することは、オーナーの信頼獲得につながります。これにより、管理会社は、建物の修繕計画や運用といった、専門的で付加価値の高い提案を行いやすくなります。建物に関する定期報告は、外壁塗装や給排水の整備など、建物の状態に合わせた修繕計画の根拠を示す材料になります。管理会社がプロパティマネージャーとしての役割を果たすことにつながります