ヒロコーポレーションの紹介

ビル・マンション・アパートの管理運営・一括借上げを事業としていて、約9,000室を管理。関口氏は賃貸管理部で入居者のリクエスト対応、メンテナンス、家賃回収、原状回復の責任者。2022年よりBMクラウドの利用をスタート。現在は提携会社にもBMクラウドのシステム利用を展開している。

BMクラウド導入に至るまで

当社の経営理念は「感動」「感激」「感謝」を創造する、です。2年前から管理戸数1万戸を目指す中で業務を改革しないと顧客満足に繋がらないと考えてDX化を模索していました。そんな時にBMクラウドのことを知りました。

課題を感じていたのは建物メンテナンス業務です。データが散在し顧客への提供に手間がかかっていたので、データを一元管理したいと思っていました。他社の様々なITツールの話も聞きましたが、当社が必要としている機能を持っているのがBMクラウドでした。

建物管理の巡回業者は３チームでやっていますが、千葉エリアの業者と目線が合わず当社のやって欲しいことが実現できませんでした。そこで第一段階として千葉エリアでBMクラウドにワークをお願いしました。実際にワークを依頼すると同時にBMクラウドのシステムも使用感を確認し、良かったらシステムを変更も見据えていました。

BMクラウドを導入してみて

ワーク後の報告書の形態やスピード感がとてもよかった。１００％当社に合う既存のシステムはないというのは前提の上で、よくできているなと思います。また、将来的にもバージョンアップされ続けることが期待できていいですね。

提携業者へBMクラウドを展開

第二段階として、提携業者（建物巡回業者）へのBMクラウドの導入を決定。協力会社に対してBMクラウドの導入を進めていきました。職人さんは新しい変化を嫌がる傾向にあります。しかし、将来のことを考えると非常に便利なツール。我々も良くなるし、提携業者様も大体良くなると思って始めました。

提携業者様には導入するにあたり、100%ではなくても80%くらいはいいものだということを理解してもらいました。トライアル期間を経て、実際の報告書があがっていますが、時間もコストも削減されていると思います。やっていく中で課題はありますが、いい方向になりつつあります。今後、更に提携業者へのBMクラウド導入を増やしていく予定です。

ダッシュボードに期待

ダッシュボード機能は有効だと思っています。感動、感激、感謝は顧客満足があってこそ。オーナー様から建物を預かってメンテナンスしていくという意味ではいかに早くメンテナンスをしていくかが肝になります。

現状はデータが散在しているので進捗管理が非常に煩わしい。例えば、スタッフは一つ難しい案件があると止まってしまうという現状がある。ダッシュボードで進捗状態が見えるようになると、止まっている案件を救済していくことができる。つまり、全体のスピードをあげることができます。業務の属人化を無くしてみんなが働きやすくなるようにしたいです。

今後のビジョン

新しいシステムを使っていくことに対して、社内の抵抗感ももちろんありました。社員に対してはゴール地点は伝えた上で、今は大変だけれどゆくゆくは良くなるよと丁寧に伝えました。今年中にシステムを使って一元管理ができるように目標値に置いています。データが入ったとしても運用がうまくいくのはその半年後ではないかと思っています。

管理会社の中で入居者から問い合わせを受ける部署なのですが、これからはスタッフのマインドを変えたいと思っています。今は、お客様（入居者）に対して要望に聞きにいくというのができていませんが「お部屋の心地はどうですか？」と聞けるくらいになりたいです。クレームや要望を受けるというマインドから顧客サービスを提供するというくらいのマインドに変えたい。現状の仕事の可視化をして分析をした上で、このクレーム案件を発生させないために前を向いていこう、人がやらなければならないことに時間を使えるよね、とそんなビジョンを描いています。　

提携会社と建物管理データを一元化。顧客満足UPへ