ヒロコーポレーションの紹介

ビル・マンション・アパートの一括借上げを事業とし、約9,000室を管理運営。

関口氏は賃貸管理部で入居者のリクエスト対応、建物メンテナンス、家賃回収、原状回復の責任者。2022年よりBMクラウドの利用をスタート。現在は提携会社にもBMクラウドのシステム利用を展開している。

BMクラウド導入に至るまで

管理戸数1万戸を目指す中で、DX化を模索していました。そんな時にBMクラウドのことを知りました。

業務課題として巡回清掃業務について、巡回の写真・報告書・工事依頼方法等　業者毎に違い、データが散在している事で業務が煩雑になっている状況でした。

そこでデータを一元管理できるシステムはないか？と他社の様々なITツールの話をきいた上で、最も当社が必要としている機能を持っているのがBMクラウドでした。

BMクラウドを導入してみて

手始めに千葉エリアの建物を依頼しました。
ワーク後の報告書の形態やスピード感がとてもよかったです。どの会社のシステムも汎用品である為、実際の業務内容にあわない事は多少予測し導入をしましたが、巡回から報告書の流れは非常によくできているシステムだと思います。また、社長をはじめ営業の方や事務スタッフの方々が、管理会社の声をシステムに落とし込みするといった業務意識がたかく今後もバージョンアップされ続けることが期待できます。

提携業者へBMクラウドを展開

第二段階として、提携業者（建物巡回業者）へBMクラウドの導入を進めていきましたが、最初の壁がたちはだかります。

これまでしてきた業務の流れが変わる事による反発です。

しかしながら、当社も提携業者もお互いが円滑に業務がすすめられるシステムだった為、便利なツールである事を熱意をもって丁寧に伝えました。

また、アセットの社員の方にも現場同行してもらいながら提携業者への利用方法のレクチャーを繰り返し行う事で、徐々に当社の想いも伝わり、簡易的な操作で完成できる事を実感してもらう事ができました。

新しい取り組みによる不安を取り除きながらシステム利用を推進しております。

今後、更に他の提携業者へBMクラウドの利用を増やしていく予定です。

ダッシュボードに期待

ダッシュボード機能は有効だと思っています。

現状はデータが散在しているので進捗管理が非常に煩わしい。

例えば、難しい案件が発生した場合業務に遅れがでたり、あるいは忘れによる業務遅延という現状がある。ダッシュボードで進捗状態が可視化できると、どこで止まっているがわかる為、業務の救済していくことができる。つまり、社員の負担軽減に加え、業務全体のスピードをあげることができて顧客満足につながります。

当社はオーナー様より大事な資産を預かっていますので、資産を適正に維持管理しながら、利用いただく入居者様にも快適な住環境を提供できると思います。業務の属人化を無くしてみんなが働きやすくなるようにしたいです。

今後のビジョン

今年中にシステムを使って一元管理ができるように目標値に置いています。

システム管理ができるようになりれば作業コストが圧縮され、あいた時間で顧客満足につなげる業務体制に変えていければとおもったおります。

現段階では、受け身業務が大半となる為。圧縮できた時間で、「お部屋の心地はどうですか？」と聞けるくらいのマインドに変えていきたいと思ってます。

人がやらなければならないことに時間を有効につかう。

そんなビジョンを描いています。